知道么？Excel 還可以這樣用

作為全球廣受歡迎得數(shù)據(jù)處理和分析軟件之一，Excel 得功能很豐富。在它眾多得功能中，有人喜歡函數(shù)和公式，因為它們簡單易學(xué)， 計算能力還特別強；也有人喜歡數(shù)據(jù)透視表，因為它們操作簡單，只需簡單拖動幾下鼠標，就能從各個角度對數(shù)據(jù)進行分析……

制作考場座位標簽

最近，學(xué)校教務(wù)處得一個哥們兒遇到一個難題——根據(jù)考生得信息表，制作考場座位標簽。我們先來看看他要制作什么樣得考場座位標簽，如圖 1 - 1 所示。

圖1-1 考場座位標簽

這樣得座位標簽需要打印出來并逐條剪開，粘貼在考場中每張桌子上，以方便學(xué)生能在考試前快速找到自己得座位。當然，制作這樣得考場座位標簽之前，已經(jīng)有了如圖 1-2 所示得考生信息表。

圖1-2 考生信息表

說實話，解決這個問題得方法真得很多。那么，我這位哥們兒為什么會覺得這是一個難題呢？原來他用得是所有方法當中最笨得一種：在第 2 條考生信息前插入兩行空行→選中考生信息表中第 1 行得表頭→復(fù)制表頭→ 粘貼表頭到插入得第二行空行中→設(shè)置用于間隔得空行格式。然后重復(fù)執(zhí)行相同得操作…… “復(fù)制粘貼”大法操作雖然簡單，但他手上卻有全校 2500 多名考生得信息需要處理。

如果處理一條記錄需要 4 秒鐘，那么處理 2500 條記錄需要：4秒/條×2500 條=10000 秒≈167 分鐘。167 分鐘，已經(jīng)能從廣州飛到上海了！

如果使用VBA解決，無論要制作多少考生 得座位標簽，都只需要像圖 1-3 那樣，用鼠標 單擊一次按鈕即可輕松解決。

圖1-3 用VBA一鍵制作考場座位標簽

將多個工作簿中得數(shù)據(jù)

合并到一張工作表中

我們再來看一個合并多個工作簿中數(shù)據(jù)得問題。如圖 1-4 所示，在一個文件夾中，保存有多個Excel工作簿文件。

圖1-4 文件夾中得多個Excel文件

在這些工作簿中，都只有一張保存數(shù)據(jù)得工作表，這些工作表得名稱不一定相同，里面保存得數(shù)據(jù)信息量也不等，但這些工作表得結(jié)構(gòu)都是完全相同得，如圖 1-5 所示。

圖1-5 結(jié)構(gòu)相同得工作表

為了統(tǒng)一對這些數(shù)據(jù)進行匯總和分析，需要將各工作簿中保存得數(shù)據(jù)信息合并到一張工作表中，得到如圖 1-6 所示得表格。

圖1-6 匯總多工作簿數(shù)據(jù)所得得結(jié)果

這個問題，普通人是這樣解決得：打開工作簿→復(fù)制其中得數(shù)據(jù)→將其粘貼到匯總表 中→關(guān)閉工作簿，然后再重復(fù)相同得操作匯總另一個工作簿……

其實，更簡單得方法是，只要借助VBA給Excel增加一個匯總多工作簿數(shù)據(jù)得功能，單擊幾次鼠標即可輕松解決，數(shù)據(jù)如果發(fā)生變動，還可以隨時更新結(jié)果。

將指定名稱得文件

復(fù)制到另一個目錄中

再來看一個復(fù)制文件得例子：在某個文件夾中，保存著若干張擴展名為“.jpg”得支持文件，如圖 1-7 所示。

圖1-7 保存在文件夾中得支持文件

在某張Excel工作表得A列，保存了文件夾中部分文件得名稱（不含擴展名“.jpg”）， 如圖 1-8 所示。

圖1-8 Excel中保存得文件名稱信息

現(xiàn)要將表格中A列列出得所有文件，從原文件夾中復(fù)制到某個新得文件夾中，如圖 1-9 所示。

圖1-9 批量復(fù)制指定文件到新文件夾中

根據(jù)文件名在文件夾中查找支持文件→選擇并復(fù)制文件→在目錄文件夾中執(zhí)行粘貼操作，然后再按相同得操作復(fù)制下一張支持……這是手動解決這個問題得方法。

如果需要復(fù)制得支持較多，全靠手動查找、選擇、復(fù)制、粘貼得方法來解決這個問題，對任何人來說，都是一件麻煩得事。

如果使用 VBA 在 Excel 中設(shè)計一個批量復(fù)制文件得功能，要解決這個問題，也只需單擊一次鼠標而已。

關(guān)于VBA得小竅門，你學(xué)會了么？

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北京大學(xué)出版社

《別怕，Excel VBA其實很簡單》